Pour choisir ses locaux professionnels l'entreprise doit avant tout définir ses besoins, qui dépendent de l'activité exercée : les besoins en termes de local professionnel ne seront pas les mêmes pour une profession libérale, un commerce ou encore un espace de coaching sportif.
Il convient tout d'abord de choisir entre l'achat et la location en fonction des capacités de l'entreprise. Dans les deux cas, le secteur géographique doit impérativement être pris en considération : dynamisme du quartier, desserte et transports, habitudes des clients et collaborateurs, présence de commerces voisins. Ceci est particulièrement valable pour les commerces qui doivent pouvoir bénéficier d'un important trafic. Un emplacement central coûtera plus cher mais sera source d’attractivité, tandis qu'un local excentré permettra à l'entreprise de réaliser des économies en réduisant cependant sa visibilité/accessibilité. Tout dépend ici de la stratégie de l'entreprise.
Le cahier des charges doit évaluer le type de local – entrepôt, bureaux, espace de vente – ainsi que la surface nécessaire à l'activité, de même que la future configuration de l'espace de travail (bureaux fermés ou open-space). En termes d'aménagement il est nécessaire de déterminer les besoins d'espace liés au bien-être et à la convivialité, au stockage des marchandises et éventuellement à la restauration. Sans oublier les éventuels travaux de rénovation.
Tous ces éléments doivent être intégrés dans l'évaluation du budget.
Dans le cas d'une location le cahier des charges doit tenir compte des frais ponctuels (honoraires d'agence, dépôt de garantie) et de location : loyer, charges de copropriété, taxes, frais d'électricité, d'eau, Internet etc.
Compte tenu de l'importance que revêt le cahier des charges – l'immobilier constituant l'une des dépenses les plus importantes pour l'entreprise – et des difficultés auxquelles son élaboration peut donner lieu, l'assistance d'un conseil spécialisé en immobilier d'entreprise peut être une aide précieuse. Celui-ci pourra vous aider dans l'élaboration d'une stratégie immobilière cohérente en fonction du marché ; effectuer un audit des locaux professionnels ; vous proposer les meilleures opportunités et vous assister dans la négociation de votre bail professionnel. Il pourra en outre vous aider dans le choix du standing de vos locaux et l'évaluation de vos besoins, ces derniers constituant l'élément déterminant dans le choix d'un local professionnel.